マイナンバー対応 楽一ハイブリッド型給与システム
コンセプト
マイナンバー対応業務ソフトウェアの認証を取得しました
楽一ハイブリッド型給与システムはマイナンバーを安全に管理できます。
この度「マイナンバー対応楽一ハイブリッド型給与システム」において、一般社団法人コンピュータソフトウェア協会によって個人情報を扱う業務アプリケーションが実装すべき機能について要件を満たしているソフトウェア製品を認証する「マイナンバー対応ソフトウェア認証制度」の認証を取得いたしました。
マイナンバー対応ソフトウェア認証制度について
マイナンバー対応ソフトウェア認証制度は、CSAJ政策委員会/マイナンバーワーキンググループ(以下、マイナンバーWG)が定めた「マイナンバー評価シート」を基に、個人番号を直接扱う業務ソフトウェアが実装すべき機能、および、個人番号を直接扱わない支援ソフトウェアが実装している機能について、第三者が実装確認・認証する制度です。
マイナンバー対応のポイント
１．事前準備のお手伝い(書類の雛型)
⇒ガイドラインに記載されている数々の書類の雛型を用意（出力可能な書類は下記を参照）
２．絶対に漏洩できないマイナンバーは、クラウドサーバー上で保管
⇒業務アプリとデータはローカルに、マイナンバー関連はクラウドに保管
３．利用時のみクラウドにアクセス
⇒法廷帳票の印刷時等の時のみ、クラウドのマイナンバーをID・パスワード等でアクセスして印刷する
４．きめ細やかな安全措置
⇒法定調書の保存期間経過時にクラウド上より削除通知が届く
⇒マイナンバーにアクセスしたアクセスログと業務ログを保管（各種履歴、本陣確認履歴、アクセス履歴、廃棄履歴など）
マイナンバー給与 業務イメージ
給与業務の効率化に貢献します！
| 給与・賞与入力／計算業務 | 月次管理業務 | 年次管理業務 |
|---|---|---|
給与連動(会計システムとの連動)
- 楽一業務ソフトはお客様のご希望に合わせて、必要なシステムから順次導入できるビルドアップ方式を採用しております。
- 「ＥＸ給与システム」は「ＥＸ会計システム」との自動仕訳連動が可能です。
マイナンバー対応の流れ(業務上で何をするのか)
１．準備 マイナンバー制度に必要となる書式のひな型。
- マイナンバーは個人情報のうち特定個人情報という位置づけとなり、5,000人の情報を持たなくても厳重な管理の対象となります。
必要書類一覧
| 使⽤許諾契約書 | 特定個人情報取扱規定 | 個人番号の利⽤目的について |
| 内定通知書 | ⾝上異動書 | 特定個人情報の取扱い業務に関する誓約書 |
| 採⽤時秘密保持誓約書 | 退職後の秘密保持誓約書 | マイナンバー制度による住⺠票確認のご依頼 |
| 年末調整に関する各申告書提出依頼書 | マイナンバー提出のお願い | マイナンバー自己監査シート |
| マイナンバー通知カードの保管のお願い | 特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針 | マイナンバー制度施⾏にともなうお願い |
| マイナンバーの提供を受けられなかった経過書 | 特定個人情報に関する業務委託契約書 | 特定個人情報に関する覚書 |
※ ひな型の書式については、お客様でご用意いただいております。
２．取得１ 楽一から個人番号の登録をおこない、暗号化してクラウドに登録します。
- EX給与システムの社員登録から事務取扱担当者が登録する方法です。
- クラウド側の操作を必要としない簡単操作で番号登録がおこなえます。
- 事務取扱担当者は、IDとパスワードを入力しないと個人番号情報にアクセスできません。
- 楽一には、個人番号情報は保存されません。
３．取得２ 個人番号をスマートフォンやタブレットから(従業員本人が)登録することも可能です。
- 対面では難しい従業員(遠隔地など)へ楽一給与システムからメールを送り、登録依頼。
- PCやスマートフォンから直接従業員がクラウドにアクセスして登録できます。
４．保管 利用 提供 楽一からクラウドに認証後、個人番号を取得し印刷します。
- 個人番号を印刷する場合でも、楽一に情報を残しません。
- 個人番号は必要に応じて印刷ができます。
- 帳票出力時だけ個人番号が印刷され、画面上では＊で表示されます。
- 印刷された法定書類は、クラウド上で7年間保管され再印刷することが可能。
５．削除 廃棄 退職者の個人番号消し忘れ防止。法定調書は自動廃棄します。
- 退職者の個人番号は年次繰越時にメッセージを表示し、削除を促します。（削除し忘れ防止）
- 印刷された帳票は、クラウド上で管理され法定保存期間を経過した後、自動廃棄します。
